Albert Wirkert schließt umfangreiches ERP-Einführungsprojekt ab

Problembereiche bei der Einführung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware in mittelständischer Firmengruppe

Ende 2005 wurde ein Mitte 2002 begonnenes Softwareeinführungsprojekt bei einer mittelständischen Firmengruppe aus dem Bereich der Dämmstoff-/Kunststoffindustrie abgeschlossen. Mit Unterstützung des Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens Albert Wirkert wurde dabei ein betriebswirtschaftliches Standardsoftwaresystem für die gesamte Firmengruppe mit 1300 Mitarbeitern und 15 Mandanten/Buchungskreisen ausgewählt, konfiguriert und eingeführt. Das primäre Projektziel war bis Ende 2005 das komplette Rechnungswesen auf ein neues Softwaresystem umzustellen, und auf dieser Basis ein unternehmensweites, integriertes Informationssystem mit entsprechenden unterjährigen Auswertungen und Berichten zu entwickeln.
Im Folgenden sollen einige wichtige Erfahrungen aus diesem Projekt zusammengefasst werden, die als typisch für solche Projekte anzusehen sind. Dabei stehen nicht die "Erfolge" sondern die Probleme bzw. Problembereiche im Vordergrund:

Allgemein ist vor allem bei Softwareprojekten in mittelständischen Unternehmen darauf hinzuweisen, dass in der Regel einzig die edv-technische Seite gesehen wird. Die Praxis zeigt jedoch, dass solche Einführungsprojekte zu einem nicht unerheblichen Anteil Organisationsprojekte darstellen. So sind vor allem im Mittelstand häufig "gewachsene" Abläufe/Prozesse anzutreffen, die sich mit modernen EDV-Systemen nicht ohne weiteres abbilden lassen. Solche Projekte sind deshalb als EDV-/Organisationsprojekte zu betrachten.

Bei solch umfangreichen Projekten ist neben einem institutionalisierten Projektmanagement, mit dem Ziel der Einhaltung der zu Projektbeginn vereinbarten Inhalte und Termine, auf entsprechende Einführungsunterstützung der Mitarbeiter zu achten. Vor allem die Bildung eines Projektteams steht dabei im Vordergrund. Häufig erweist sich dabei die Kombination aus internen Kenntnissen, eingebracht durch erfahrene Mitarbeiter des Unternehmens, und externem Know-how bzw. Erfahrung, im Hinblick auf die Projektkosten und - ziele als ideale Kombination.

Bereits von entscheidender Bedeutung für den erfolgreichen Abschluss eines Softwareeinführungsprojekts ist eine fundierte Systemauswahl. Vor allem die detaillierte Anforderungsdefinition, zusammengefasst in einem Pflichtenheft, muss als Ausgangsbasis dem eigentlichen Auswahlprozess vorangehen. Bei der Auswahl sollten aber nicht nur die funktionalen Aspekte eines Systems berücksichtigt werden. Da mit der Anschaffung eines solchen ERP-Systems der Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten gelegt wird, sollte auch der unternehmerische Hintergrund in Form von Geschäftsberichten oder Firmenbesichtigungen miteinbezogen werden. Als in der Praxis sehr wichtig zu beachten ist, aber manchmal etwas vernachlässigt, der Abschluss eines entsprechenden Kauf- bzw. Leasingvertrags mit dem ausgewählten Anbieter. In diesem Vertrag sind vor allem auch Kosten für "Nebenleistungen", wie Fahrt- und Schulungskosten, Wartungskosten, usw., detailliert zu vereinbaren, da diese Bestandteile später häufig zu unerwarteten Kostenüberschreitungen führen.

Begonnen wurde das konkrete Projekt mit dem Aufbau umfangreicher Struktur- und Stammdatenbestände. Die angesprochenen Strukturen, wie Kontenpläne, Kostenstellen- und Kostenträgerpläne, Anlagegruppen, Kunden- und Lieferantenstamm, Teilestamm, usw. wurden dabei komplett neu konzipiert. Da diese Stammdaten die Grundlage für alle späteren Abläufe, und auch Auswertungen/Berichte, darstellen muss auf eine möglichst hohe Qualität dieser Daten und Strukturen geachtet werden. Vor allem die korrekte Abbildung der Unternehmensstrukturen und der darauf basierenden Abläufe erweist sich in der Praxis als sehr aufwändig.

Als sehr hoch erwiesen sich in Zusammenhang mit diesem Projekt auch die umzusetzenden Anforderungen hinsichtlich der Buchungsabläufe in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. So waren neben reinen Warenlieferungen vor allem auch Dienst-/Bauleistungen im Inland, in EU-Ländern und in Drittländern umfassend abzubilden. Vor allem hinsichtlich des korrekten Umsatzsteuerausweises ergaben sich damit sehr hohe Anforderungen auch an die Mitarbeiter in den entsprechenden Abteilungen. Die Konfiguration der einzelnen Softwaremodule musste diesen komplexen Anforderungen gerecht werden.

Weitere fortgeschrittene Funktionen, wie die elektronische Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs einschließlich der automatisierten Verbuchung von elektronischen Kontoauszügen, oder die Erstellung konsolidierter Quartals-/Jahresabschlüsse, stellten hohe Anforderungen an das gebildete Projektteam unter Leitung von Albert Wirkert.

Im Bereich der Logistik standen vor allem die Funktionen bzw. Abläufe des Vertriebs im Vordergrund. So bildeten neben der Vielfalt der erbrachten Leistungen vor allem die Abwicklung von Anzahlungs- und Schlussrechnungsgeschäften einen Problemschwerpunkt. In der Materialwirtschaft mussten in einigen Unternehmensbereichen komplett neue Strukturen, wie Lagergruppen oder Lagerorte, aufgebaut werden. Vor allem in diesen neu aufgebauten Bereichen erwies sich die korrekte Umsetzung der mit den Bewegungen in der Materialwirtschaft verbundenen Werteflüsse als problematisch.